KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE KULLANILMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu Bilgileri :

Boğaziçi Üniversitesi Finans Uygulama ve Araştırma Merkezi – Center For Applied Research in Finance (“CARF”) tarafından yürütülmekte olan faaliyetlerimiz sırasında, muhtelif sebep ve vesileler ile CARF’a intikal edebilecek kişisel verileriniz bakımından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde CARF, “Veri Sorumlusu” olarak kabul edilmektedir.

Veri Sorumlusu olarak ünvan ve iletişim bilgilerimiz aşağıdaki şekildedir:

Ünvan                         : Boğaziçi Üniversitesi Finans Uygulama ve Araştırma Merkezi

                                     [Center For Applied Research in Finance (“CARF”)]

Adres                          : Kandilli Mah. Vaniköy Cad. No:20/1, 34277 Üsküdar/İstanbul

Elektronik Posta         : info@carf.com.tr

KEP                            : bogaziciuniversitesifinansuygulama@hs01.kep.tr           

Tel                              : +90 216 516 3628

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Hakkında Bilgilendirme

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve Kullanılmasına ilişkin Aydınlatma Metni ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu [“KVKK”] çerçevesinde, kişisel verilerinizin korunması ve kullanımı esasları hakkında sizleri bilgilendirmek, aydınlatmak isteriz.

Öncelikle belirtmek isteriz ki, CARF; müşteri, tedarikçi, danışman, personel, stajyer, çalışan adayı, taşeron vb. iletişim içerisinde bulunduğu kişilerin kişisel veri ve bilgilerinin gizli tutulması ve bu bilgilerin kanuni ve sözleşmesel yükümlülüklerimizin ifası veya açık rıza bulunması halleri dışında, üçüncü kişilerle paylaşılmamasına büyük önem verir.

Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları Nelerdir ?

Bu konuda ilk olarak belirtmek isteriz ki, CARF ile paylaşacağınız tüm kişisel verileriniz, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun, işlenme amaçları ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, doğru ve güncel olarak, belirli açık ve meşru amaçlar ile işlenecektir. Bu temel esas çerçevesinde kanunun imkan verdiği istisna ve uygulamalar ile gereken hallerde açık rızanıza istinaden kişisel verileriniz, sizinle olan iletişimimizin geliştirilmesi, teklif gönderilmesi, sözleşmelerimizin kurulması ya da sözleşmenin ifa edilmesi için lüzumlu olması, akademik çalışmalar, araştırmalar, proje süreçlerinde tarafınızla iletişim halinde olunması için adres vb. diğer gerekli bilgilerin kaydedilmesi, gerçekleştirmiş olduğunuz işlemlerin kayıt ve belgelerinin düzenlenmesi, ticari  faaliyetlerimiz hakkında bilgi aktarabilmek, çeşitli faaliyetlerimizin tanıtımı ve duyurusunda kullanmak, hizmetlerimiz ile ilgili bilgilendirmek, finansal faaliyetleri takip edebilmek, şirket ve bireysel güvenliği sağlayabilmek, çalışanların performans takibini yapabilmek, özlük dosyasını oluşturabilmek, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına ilişkin yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek, insan kaynakları stratejisini geliştirebilmek,  müşteri ve tedarikçiler ile iletişimi geliştirebilmek, memnuniyetlerini artırabilmek, istatistik analiz yapabilmek ve sair yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve işyeri güvenliğini sağlayabilmek gibi amaçlar için işlenebilecektir.

Hangi Kişisel Verileriniz İşlenmektedir?

Kişisel verilerinizin işlenme amaçları çerçevesinde, tarafınıza ayrı bir Aydınlatma Metni tebliği halinde, tebliğ edilen Aydınlatma Metni kapsamında belirtilen hususlardaki kişisel verileriniz, tarafınıza ayrı bir Aydınlatma Metni tebliğ edilmeyen hallerde ise, genel olarak CARF ile aranızdaki sözleşmesel veya kanuni ilişkinin veya paydaşlarla ilişkilerin yürütülmesi amacına yönelik ve sınırlı olarak ve/veya açık rızanıza istinaden, adınız, soyadınız, e-posta adresiniz, telefon numaranız, T.C. kimlik numaranız, vergi kimlik numaranız, fatura ve teslimat adresleriniz, paylaşılmasına onay verdiğiniz sair bilgiler, kişisel veriler ve bunlarla sınırlı olmamak üzere, sizi doğrudan veya dolaylı olarak tanımlamaya yönelik sair birtakım verileriniz KVKK’nın 5. maddesi uyarınca gerekmesi halinde açık rızanız alınması kaydıyla, CARF personeli olması koşuluyla da bunlara ilaveten, sosyal güvenlik mevzuatı gereklilikleri ve iştigal alanına uygun bir özlük dosyası oluşturulması için işe girişte talep edilen kimlik bilgileri, aile bilgileri, sağlık bilgileriniz, nüfus kayıt bilgileriniz gibi özel nitelikli kişisel verileriniz talep edilmekte ve işlenebilmektedir.

İnternet sitemizi ziyaretiniz kapsamında işlem güvenliği (bağlantı zamanı, IP adresi, kullanılan IP protokolü, ziyaret edilen sayfa, bağlantı bitiş zamanı, aktarılan veri miktarı, oturum çerezi, kalıcı çerez) bilgileriniz işlenmektedir.

Kişisel Verilerin Toplanma Metodu ve Hukuki Gerekçesi

Kişisel verileriniz, sayılanlarla sınırlı olmamak üzere; basılı veya elektronik olarak doldurduğunuz teklif formları, sözleşmeler, iletişim formları, CV – Özgeçmiş, özlük dosyası oluşturulması için iletilen bilgiler, muhasebe nezdinde cari hesap kaydı açmak için iletilen bilgiler, telefon üzerinden irtibat suretiyle iletilen irtibat bilgileri, CARF ile imzalamış olduğunuz sözleşmeler veya göndermiş olduğunuz elektronik postalar, faks ve mektuplar, CARF ile yapılan yazılı veya sözlü iletişimler vb. aracılığıyla; sözlü, yazılı olarak veya elektronik ortamlar, yazılımlar, üzerinden fiziken, kısmen veya tamamen otomatik olarak ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olarak toplanabilmektedir. Bu kişisel verileriniz, sözleşmesel ilişkinin ifası ve yasal mevzuatlar ve/veya açık rıza gereği toplanmaktadır. Kişisel verileriniz, bir sözleşmenin ifası için, kanunlarda öngörülmesi halinde; hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati gereği veya farklı yasal hukuki nedenlerden ötürü toplanmakta ve işlenmektedir.

Kişisel Verileriniz Üçüncü Kişilerle Paylaşılıyor mu?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca kişisel verileriniz işlenme amacı ile sınırlı olarak, açık rıza gereken hallerde açık rızanız olmadan üçüncü kişiler ile paylaşılamaz. Kişisel veriler; kişisel veri sahibinin açık rızasına ihtiyaç duyulmaksızın işlenebildiği durumlarda açık rıza aranmaksızın üçüncü kişilere de aktarılabilir.

Kullanılan kişisel verileriniz, sözleşmelerimizin ifasının sağlanması amacı ile iş/proje ortaklarımız, tedarikçilerimiz, danışmanlarımız, alt yüklenicilerimiz ve işbirliği yapmakta olduğumuz sair üçüncü kişilerle (nakliye, kargo, kurye firmaları, acente, bilişim şirketleri, hukuk büroları, seyahat acenteleri vb. hizmet sunan şirketler), sunucuları yurt dışında olan platformlarla KVKK m.8 ve 9 uyarınca amaca uygun olarak, ihtiyaç süresince paylaşılabilmektedir.

Ayrıca, yasal yükümlülüklerimizin ifası için gerekli hallerde, kişisel verileriniz Boğaziçi Üniversitesi, mahkemeler, Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri, kolluk kuvvetleri gibi resmi makam ve merciiler ile de paylaşılabilmektedir. Kişisel verileriniz hiçbir şekilde ticari bir amaçla üçüncü kişilerle paylaşılmayacak ve/veya böyle bir amaçla üçüncü kişilere devredilmeyecektir.

Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız Nelerdir ?

Kişisel veri sahibinin hakları KVKK madde 11’de açıkça tanımlanmıştır. Bu kapsamda kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde ve dışında aktarım yapılan üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerinizin düzeltilmesini, silinmesini veya yok edilmesini isteme haklarına sahip bulunmaktasınız.

Bu haklarınızı kullanma talebinizi yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ayrı bir yöntem belirlenmesi halinde bu yönteme uygun olarak iletebilirsiniz.

Taleplerinizin iletimi için posta adresimiz :
Kandilli Mah. Vaniköy Cad. No:20/1, 34277 Üsküdar/İstanbul

Kayıtlı E-Posta (KEP) Adresimiz :
bogaziciuniversitesifinansuygulama@hs01.kep.tr

Taleplerinize ilişkin başvurularınızda, taleplerinizin açık ve anlaşılır şekilde yazılmış olması, taleplerinizin şahsınız ile ilgili olması ve kimlik, adres bilgileriniz ile kimliğinizi tevsik edici belgelerinizin başvurunuza eklenmesi gerekmektedir. İlaveten, kişisel veri kullanımı ile ilgili her türlü soru, görüş ve önerilerinizi tarafımıza iletebilirsiniz. CARF, söz konusu talepleri değerlendirerek 30 gün içerisinde sonuçlandıracaktır.

Kişisel Verilerinizin Saklanması Süresi Ne Kadardır ?

Kişisel verileriniz, KVKK ve sair mevzuat düzenlemelerine uygun olarak işlenmekle birlikte, işlenme sebeplerinin ortadan kalkması halinde veya talebiniz üzerine imha edilir. İmha etme: kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini ifade eder.

Süreli şekilde açık rızanın mevcudiyeti halinde, sürenin sonunda kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Basılı veya elektronik olarak doldurduğunuz teklif formları, iletişim formları, kartvizitleriniz, CARF ile imzalamış olduğunuz sözleşmeler veya göndermiş olduğunuz elektronik postalar, faks ve mektuplar ile veya CARF ile yapılan yazılı veya sözlü iletişimler vb. aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanan bilgiler, sözleşmesel ilişkinin ifası süresince ve söz konusu sözleşmesel ilişkiden doğabilecek hukuki ve mali konular bakımından mevzuatta öngörülen yasal zamanaşımı / hak düşürücü süreler boyunca saklanır.

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Sözleşmesel bir ilişkinin varlığı halinde kanuni zamanaşımı süreleri sonuna kadar kişisel veriler muhafaza edilmektedir.

İş hukuku mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, iş güvenliği mevzuatı, vergi mevzuatı, gümrük mevzuatı vb. kanuni sürelerin varlığı halinde, ilgili kanuni sürelerin bitiminden sonra kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. İş başvuru süreçlerinin olumsuz neticelenmesi halinde çalışan adaylarına ilişkin kişisel veriler 6 ay içerisinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

İşbu Aydınlatma Metni’nde yer verilen bilgiler ile sizleri bilgilendirmiş ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında Aydınlatma Yükümlüğümüzü sağlamış bulunmaktayız.

PRIVACY NOTICE ON THE PROTECTION AND PROCESSING OF PERSONAL DATA

Data Controller Information:

Within the scope of our activities carried out by Boğaziçi Üniversitesi Finans Uygulama ve Araştırma Merkezi – Center For Applied Research in Finance (“CARF”), CARF is deemed to be the “Data Controller” with respect to your personal data that may be transferred to CARF for various reasons and through various means, within the framework of the Turkish Personal Data Protection Law No. 6698 (“PDPL”) and other applicable legislation.

Our title and contact information as the Data Controller are as follows:

Title:   Boğaziçi Üniversitesi Finans Uygulama ve Araştırma Merkezi

              Center For Applied Research in Finance (“CARF”)

Address: Kandilli Mah. Vaniköy Cad. No:20/1, 34277 Üsküdar/İstanbul

Email: info@carf.com.tr

Registered Electronic Mail (KEP): bogaziciuniversitesifinansuygulama@hs01.kep.tr

Tel: +90 216 516 3628

Information on the Personal Data Protection Law No. 6698

This Privacy Notice explains the principles governing the protection and processing of your personal data under the PDPL.

First of all, we would like to state that CARF places a high priority on keeping confidential the personal data and information of persons with whom it is in contact, such as customers, suppliers, consultants, personnel, interns, employee candidates, subcontractors, etc., and on not sharing such information with third parties except where required for the fulfilment of our legal and contractual obligations or where explicit consent has been obtained.

What Are the Purposes of Processing Your Personal Data?

First, we would like to state that all personal data you share with CARF will be processed lawfully and fairly; accurately and, where necessary, kept up to date; for specific, explicit and legitimate purposes; and in a manner that is relevant, limited and proportionate to the purposes for which they are processed.

Within this framework, and subject to the exceptions and practices permitted by law, and where necessary based on your explicit consent, your personal data may be processed for purposes such as improving our communication with you; sending proposals; establishing or performing our contracts; recording addresses and other necessary information to contact you in connection with academic studies, research activities and projects; preparing records and documents relating to transactions you have carried out; providing information about our commercial activities; using such data for the promotion and announcement of our various activities; informing you about our services; monitoring financial activities; ensuring corporate and individual security; monitoring employee performance; creating personnel files; fulfilling our obligations regarding occupational health and safety rules; developing our human resources strategy; improving communication with customers and suppliers; increasing their satisfaction; conducting statistical analyses; fulfilling our other legal obligations; and ensuring workplace safety.

Which Personal Data Are Processed?

Within the scope of the purposes of processing your personal data, if a separate Privacy Notice is served to you, your personal data relating to the matters specified in that Privacy Notice may be processed.

If you have not been provided with a separate Privacy Notice, CARF may generally process your personal data only as needed to fulfil the requirements of the contractual or legal relationship between you and CARF or to manage stakeholder relations, and/or on the basis of your explicit consent. This may include, without limitation, your first and last name, email address, telephone number, Turkish identity number, tax identification number, billing and delivery addresses, information you have agreed to share, and other data that directly or indirectly identify you. Such data may be processed under Article 5 of the PDPL, with your explicit consent obtained where required.

If you are CARF personnel, in addition to the above, special categories of personal data such as identity information, family information, health information and civil registry information requested at the time of employment may be collected and processed for the purpose of fulfilling social security legislation requirements and creating a personnel file appropriate to the field of activity.

Within the scope of your visit to our website, your transaction security information is processed, including connection time, IP address, IP protocol used, page visited, connection end time, amount of data transferred, session cookies and persistent cookies.

Method and Legal Basis for the Collection of Personal Data

Your personal data may be collected, without being limited to the following, through printed or electronic proposal forms, contracts, contact forms, CVs/resumes, information provided for the creation of personnel files, information provided for opening current account records for accounting purposes, contact information provided via telephone communication, contracts you have signed with CARF or emails, faxes and letters you have sent, written or verbal communications with CARF, and similar channels.

Such personal data may be collected verbally, in writing or electronically, through electronic environments and software, physically, partially or fully automatically, or as part of any data recording system.

Your personal data are collected on the basis of the performance of a contractual relationship, legal legislation and/or explicit consent. Your personal data are collected and processed where necessary for the performance of a contract, where prescribed by law, for the purpose of fulfilling legal obligations, due to the legitimate interest of the data controller, or on the basis of other legal grounds.

Are Your Personal Data Shared with Third Parties?

Under the PDPL, your personal data may be shared with third parties only limited to the purpose of processing and, where required, with your explicit consent. In cases where the law allows personal data to be processed without the explicit consent of the personal data subject, they may be transferred to third parties without seeking explicit consent.

Your personal data may be shared, for the purpose of ensuring the performance of our contracts, with our business/project partners, suppliers, consultants, subcontractors and other third parties with whom we cooperate, including companies providing services such as transportation, cargo, courier services, agencies, information technology companies, law firms and travel agencies, as well as with platforms whose servers are located abroad, in compliance with Articles 8 and 9 of the PDPL, in line with the relevant purpose and for the period required.

In addition, where necessary for the fulfilment of our legal obligations, your personal data may be shared with public legal entities and official authorities and bodies such as Boğaziçi University, courts, the Personal Data Protection Authority, the Ministry of Finance, the Ministry of Customs and Trade, the Ministry of Labour and Social Security, the Information and Communication Technologies Authority, and law enforcement authorities.

Your personal data will not, under any circumstances, be shared with and/or transferred to third parties for commercial purposes.

What Are Your Rights as a Personal Data Subject?

Your rights as a data subject are set out in Article 11 of the PDPL. Within this scope, you have the right to learn whether your personal data are being processed; to request information regarding such processing; to learn the purpose of processing your personal data and whether they are being used in accordance with that purpose; to know the third parties to whom your personal data are transferred domestically or abroad; and to request the correction, deletion or destruction of your personal data.

You may submit your request to exercise these rights in writing or, if the Personal Data Protection Board determines a separate method, in accordance with such method.

For submitting your requests, our postal address is:

Kandilli Mah. Vaniköy Cad. No:20/1, 34277 Üsküdar/İstanbul

Our Registered Electronic Mail (KEP) address is:

bogaziciuniversitesifinansuygulama@hs01.kep.tr

In your applications regarding your requests, your requests must be written clearly and understandably, must relate to you personally, and your identity and address information, together with documents certifying your identity, must be attached to your application.

In addition, you may communicate to us any questions, opinions and suggestions regarding the use of personal data. CARF will evaluate such requests and finalize them within 30 days.

How Long Are Your Personal Data Retained?

Although your personal data are processed in accordance with the PDPL and other relevant legislative regulations, they will be destroyed if the reasons for processing cease to exist or upon your request. Destruction refers to the deletion, destruction or anonymization of personal data.

Where explicit consent has been given for a limited period, your personal data will be deleted, destroyed or anonymized at the end of that period.

Information collected verbally, in writing or electronically through printed or electronic proposal forms, contact forms, business cards, contracts you have signed with CARF or emails, faxes and letters you have sent, or through written or verbal communications with CARF and similar means, will be retained during the performance of the contractual relationship and throughout the statutory limitation periods / forfeiture periods prescribed by legislation with respect to legal and financial matters that may arise from such contractual relationship.

Following the expiry of the retention period, your personal data will be deleted, destroyed or anonymized during the first periodic destruction period.

In the presence of a contractual relationship, personal data are retained until the end of the statutory limitation periods.

Where statutory retention periods exist under labour law, social security legislation, occupational safety legislation, tax legislation, customs legislation and similar laws, your personal data will be deleted, destroyed or anonymized after the expiry of the relevant statutory periods. If the recruitment process does not result in employment, the personal data of the candidate will be deleted, destroyed, or anonymized within six months.

Through the information provided in this Privacy Notice, we have informed you and fulfilled our obligation to provide information under the PDPL.